真相只有一個:淺談榖倉效應

資訊流通是企業的致勝關鍵

企業資訊系統乍聽之下似乎是種龐大而先進的技術,非得耗費大量的時間精力才能完成。其實,無論規模大小,每間企業都有屬於自己的「企業資訊系統」。比方說小吃攤,不是靠客人劃菜單,就是靠老闆腦袋驚人的多工處理;也聽說有些批發商,對於金流與物流的準則就是:保險櫃裡有錢,倉庫裡有貨,這也是一種資訊系統;當然,比較沒那麼極端的中小企業,大抵就是用 Excel 管理了。

首先公司中有經驗的老手將各類表單建立起來,然後在日常營運中逐步修改。當組織內只有一兩個人時,這當然是最省事,甚至最有效率的作法。然而隨著組織規模擴充,溝通成本大幅上升,Excel 表單所能提供的資訊越來越有限。或許此時企業會聘用比較有電腦背景的資訊人員,使用各種 Excel 的函數功能將表單串接。如果組織再大一些,可能會在不同時期購置不同的資訊系統:業務的 CRM、倉儲的存貨管理、財務的財會系統,而決策者需要的報表與數據,最後可能需要花上大半天,才可能從各自獨立的系統中擷取拼貼,這時就會產生所謂的榖倉效應(silo effect)。

美國金融時報的執行主編吉蓮‧邰蒂認為,2008年金融海嘯爆發的原因在於過度分工,企業內部缺少溝通,再加上部門間各自為政,只有垂直的指揮系統,並沒有水平的協同機制,就像一座座高聳封閉的穀倉,各自擁有獨立的進出系統,但是未能建立共識而無法和諧運作,使決策者無法綜觀全局,導致企業面臨危機。《穀倉效應》一書中提出的改善方法中,強調資訊流通至關重要,並不妨藉由科技挑戰穀倉效應,用不同方式讓資料重新歸類。

Acumatica 整合企業資訊系統

使用 Acumatica 等雲端企業資訊系統的一大優勢,便是其整合性與使用性。唯有讓各部門人員在整合的系統內工作,才有辦法產生「單一版本的真相」。想想在您的企業中,有多少次業務與財會的會議,是為了收款金額的差異?有多少次客戶來電,只是為了現在不知道在哪裡的貨物?單一版本的真相,說來簡單,執行起來卻不容易。如果各個部門與職員都使用自己的表單,一間公司有多少人,就會有多少版本的真相(甚至更多,因為一個人可能也有好幾個版本的 Excel 表單)。

因此,導入新的雲端資訊系統或許需要耗費組織的許多資源,然而面對數位轉型的浪潮,更應該將這些努力視為企業升級的契機。若想了解更多細節,歡迎洽詢本公司,本公司將派專人解說。