不買最大?淺談整體持有成本

整體持有成本是什麼?為何對購置企業資訊系統如此重要?

從事企業資訊系統服務的業者都知道,自己最強勁的競爭對手往往不是其他廠商,而是業主經過多方評估後,因為種種原因將資訊系統專案暫緩擱置,決定繼續沿用目前的系統,正所謂「不買最大」。

根據研究,決策者繼續沿用舊系統的主要理由,包括組織規模太小、過去系統仍堪用、更換系統成本高昂、導入系統勞民傷財等。

因此即使沿用舊系統未必最好,但一方面能替企業省下一大筆費用,也可以避免對日常營運造成衝擊,應該還不至於是太糟糕的決定。殊不知,拖延企業資訊系統的更新,往往到了最後不得不換時,必須付出更大的代價。

真的有不得不換的一天嗎?答案是肯定的,而且在資訊科技飛速躍進以及企業競爭日益激烈的雙重影響下,這個期限會越來越短。舊系統通常在舊的技術架構上運作,不但在開發新功能上有所限制,維護成本也日益提高,要與其他系統或環境整合更是困難。

那麼,究竟該如何計算企業資訊系統的真實成本呢?

這裡要先介紹整體持有成本(Total Cost of Ownership, TCO)的概念,TCO包含四個要素:

A. 軟體費用

B. 導入人力成本

C. 硬體架構維護費用

D. 系統維護人力費用

多數的決策者通常僅會考慮 A 與 B,因為這是新增加的費用。然而,C 與D 是絕對不容小覷的。以硬體架構而言,持續的費用包括伺服器、系統軟體、網路設備、以及使用者裝置;以系統維護費用而言,硬體與網路支援、軟體升級與除錯、以及客製與開發費用。兩者雖然隱而未顯,但經過實際的查核,往往會佔據可觀的預算。研究指出,若以五年作為比較基準,沿用舊系統與使用最新雲端企業資訊系統在成本上並沒有顯著的差別。


決策者在進行重大投資決策時,有「不買最大」的說法,暗示買方有比較大的議價空間。這當然有其道理,但往往忽略了延遲決策的風險。在下一篇文章,我們將進一步介紹若採用整體持有成本計算,諸如 Acumatica 的雲端 ERP 企業資訊系統優勢何在。


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