ERP 系統通常是企業核心營運的基礎，影響著關鍵功能。若是管理不善，導入專案可能會失控，導致業務中斷、成本上升，甚至損害聲譽。然而，如果執行得當，一個導入良好的 ERP 解決方案提供了一個機會，可以實現真正的業務轉型、增加收入、增強客戶和員工體驗、幫助公司適應變化，甚至對品牌資產產生正面積極的影響。
由於這些原因，企業必須投入時間和資源來規劃有效的導入計畫。以下是增加成功機率的五種方法：
1. 定義目標
定義目標是任何專案第一步，也是最關鍵的一步。在確定到達目標的最佳方式之前，需要了解當前的情況和期望。
考慮到業務環境和企業戰略規劃，將當前 ERP 的“現狀”與所需的“未來”功能進行比較。此階段應包括評估業務流程、技術基礎和員工技能。完成後，清楚地了解需求和優先事項，從而設定目標。
2. 選擇合適的技術
明確定義 ERP 目標後，即可以開始供應商評估流程。所評選的解決方案應要符合企業的商業模式和行業。尋找了解企業業務複雜性的供應商，將能夠立竿見影，引入最佳實踐並幫助企業更快地獲得投資回報。
記住要考慮實施後的營運成本。在瞬息萬變的世界中，業務需求不斷變化。從產品成本、IT 技術和業務持續性等方面評估為 ERP 系統添加新功能的成本。有鑑於此，建議尋求一種足夠靈活以適應變化的技術。
3. 提高參與度
如果沒有用戶使用，即使是最好的 ERP 系統也會失敗。過渡到新的 ERP 系統需要對整個組織進行轉型，更需要明確的變更管理戰略和計劃。例如：
* 組建一個負責監督及管理的核心團隊。其成員應包括技術和業務 key user，他們了解並能夠傳達新系統的好處
* 制定內部溝通計劃，以在必要時提高效率及教育員工、利益相關者和客戶。 它應該概述新的 ERP 系統的好處，包含戰略目標一致性、培訓、時間表以及對角色和職責的影響
* 提前認知到到可能會產生的負面抵制。溝通團隊應要負責傾聽並快速解決問題
* 密切監控進展情況，評估採用率並根據需要調整溝通計劃
4. 測試和驗證系統
測試新 ERP 系統對於在上線前找出任何潛在問題或錯誤至關重要。這將有助於最大限度地降低系統故障、數據損壞和其他可能中斷業務活動的潛在問題等風險。測試還提供了一個機會，可以確保 ERP 與其他相關係統整合成功。
5. 員工培訓
在沒有系統性的教育訓練的前題下，是無法推出新的 ERP 系統的。儘管供應商可以提供培訓材料，但這些材料僅基於標準設計。導入顧問將配置系統以滿足企業行業需求，這意味著，最終設置會與初始標準略有不同。出於這些原因，必須針對企業特定情況撰寫適配的培訓材料。
結語
總而言之，導入 ERP 系統是一個複雜且具有挑戰性的過程，需要仔細規劃和執行。通過遵循這些方法，可以增加成功的機率並為企業帶來顯著的收益。定義目標、選擇合適的技術、提高參與度、測試和驗證系統以及員工培訓都是決定導入專案成敗的關鍵因素。
在以上這些面向投入時間和資源後，可以避免常見的陷阱並確保更順利、更成功的導入，從而提供商業價值。因此，花時間仔細計劃，明智地選擇供應商，並在整個過程中讓員工參與進來—— ERP 導入一定會成功。
原文章: 5 Tips For Overcoming The Challenges Of ERP Implementation