在過去五年中，專業財務和會計 SaaS 應用程式的爆炸式增長導致了銷售和財務團隊之間的失調。銷售和財務人員在不同的系統中工作，當數據不能在這些工具之間自動溝通時，財務和會計團隊必須手動重新輸入數據。手動作業則會增加處理錯誤、增加成本和數據錯誤的風險。
研究表明，銷售和財務團隊之間的不協調導致至少 4% 的手動輸入錯誤。許多公司擁有與傳統流程相似的痛點，嚴重依賴電子表格。然而，手動流程和對電子表格的過度依賴會導致效率低下和易產生錯誤，使公司損失高達 30% 的年利潤。
跡象 1：數據不准確
最近的一項研究表明，超過 40% 的全球金融領袖不相信財務數據的準確性。當使用多個會計系統並且未適當的進行整合和同步時，可能會出現不准確的數據。 不同的系統使用不同的數據管理標準，這可能會在整合來自多個系統的數據時造成混亂和不一致。如果不整合系統，CRM、ERP、Billing 和 CPQ 系統之間的數據就會形成孤立狀態並產生差異，從而導致錯誤的決策、合規性問題、時間和資源的浪費以及對數字的整體不信任感。
如果在電子表格（無論是 Excel、Google 表格還是其他工具）中輸入和操作關鍵數據，將可能引入人為錯誤和斷開連接的資訊。
手動流程缺乏版本控制、審計追蹤、一致性和可擴展性。手動輸入會增加電子表格中數據不准確或不完整的風險，使企業領導者難以對決策充滿信心。
必須整合關鍵的財務和會計系統，以避免系統各自為政。財務和會計團隊可以使用先進的 iPaaS 提高財務數據的質量和準確性。整合解決方案消除了手動輸入作業，並且關鍵的會計和財務流程（報價到收款、AP/AR、採購到付款、費用管理）都可以實現自動化。
跡象 2：報價流程效率低下
從報價到收款的過程有很多步驟，包括找尋機會、為潛在客戶報價、簽訂合同、處理訂單、開票和確認收入。銷售和財務之間缺乏訂單的可見性會減慢收入核對速度，而手動步驟會延長銷售週期並增加出錯風險。 此外，銷售和財務團隊之間相互脫節的系統會減緩增長。
自動化報價到收款流程消除了低效手動流程，應該成為任何想要提高盈利能力的企業的優先事項。減少手動作業可以最大限度地減少耗時的管理任務、報價不准確和計費錯誤的相關成本。
報價到收款自動化的基礎是整合 CRM 以將聯絡人、客戶和機會同步至 ERP。由於銷售人員經常通過 Salesforce 等 CRM 記錄所有內容，因此財務和營運團隊可以使用統一的真實來源來處理潛在客戶轉變為新客戶的情況。在 CRM 中，可以將合同和電子簽名與合同管理軟件（如 DocuSign、Adobe Sign 或 PandaDoc）同步。 隨後，通過整合 CPQ 將訂單、訂閱信息和續訂同步至 Billing 系統，從而實現自動化。 確保計費平台使用可靠、準確的信息。
以下是已成功實現報價到收款流程自動化的受訪企業的一些成果：
將每天應用的付款增加至少 5%
利潤率提高 2%
收入增加 5%
將銷售和財務成本降低至少 5%
跡象 3：結帳時間過長
花多少時間處理應付賬款是需要自動化流程的標誌性指標，這個問題目前很普遍——72% 的財務團隊每週花費多達 10 小時處理應付賬款任務。低效的紙質流程嚴重依賴數據輸入等手動任務，浪費了寶貴的時間和資源。由於手動流程或孤立系統而無法處理大量數據，這將對擴展和管理新業務的能力產生不利影響。
自動化提供的幾個好處：
– 改進現金收款流程。 確保現金收入反映在您的 GL 和 AR 子分類賬中，以便收款團隊從支付發票的正確位置開始。自動化銀行收據和發票匹配，同時提高監控現金流的可見性。
– 通過自動化 ERP 銀行交易，同時簡化會計流程，將手動活動減少高達 90%。
– 改善現金流並減少日銷售額 (DSO)。
– 通過自動化 AP 和 AR 流程來節省時間並減少錯誤。
通過自動化這些類型的文件傳輸，公司可以降低營運成本，加強供應商關係，並提高內部控制。隨著付款或供應商數量的增長，公司也可以在不增加員工的情況下快速擴展。
跡象 4：缺乏可見性和及時的現金報告
在一項針對最高管理層高管和財務專業人士的全球調查中，69% 的受訪者認為他們或他們的 CEO 已根據過時或不正確的財務數據做出重大業務決策。當 CRM、ERP、Billing 和 CPQ 系統之間存在數據孤島時，數據差異會導致財務報告不准確。 這可能導致糟糕的戰略決策、不正確的預測、合規性問題和無效的資源分配。
提高財務報告的準確性
財務整合和會計自動化能夠在數據準確的情況下衡量相關銷售和財務系統中的 KPI。向財務和執行領導提供實時現金流可見性和業務績效報告，以便根據準確、完整和及時的數據做出決策。
可以從 ERP、CRM 和其他系統同步客戶訂單、訂閱、付款和其他財務數據。通過自動化，消除手動數據轉儲和電子表格，導致靜態報告在發布之前就已過時。
原文章: 4 Signs Your Business Needs Accounting and Finance Automation